Op het hoofdkantoor wordt een werkinstructie aangepast. Eén stap verandert omdat een norm of een interne veiligheidsregel is gewijzigd. De nieuwe bronversie wordt gepubliceerd. Intussen volgt een collega in een buitenlandse vestiging nog altijd de vertaalde pdf die ooit op een lokale schijf werd gezet. Wat is hier nu fout gelopen? Elke medewerker voerde zijn of haar eigen taak uit maar niemand wist dat die pdf nog bestond of dat ze vervangen moest worden.
Kijk voorbij de vertaling
Bij problemen met vertalingen is de reflex vaak om naar de tekst te kijken. Was die te traag geleverd, te duur, onvolledig? Dat kan zeker meespelen, maar wij kijken ook naar wat er voor en na de vertaling gebeurt: waar wordt een wijziging niet doorgegeven of opgevolgd?
Daarom kijkt ELAN als vertaalpartner niet alleen naar de vertalingen maar ook naar het proces waarin ze ontstaan, worden goedgekeurd en gebruikt. Bij onze klanten analyseren we steeds de ruimere workflows: van bronwijziging naar vertaling, goedkeuring en toepassing. Deze analyse leidt dan tot concrete werkafspraken, met taalexpertise en indien nodig technologische ondersteuning.
Vijf stappen, vijf vragen
Tussen een wijziging in de bron en een correcte taalversie bij de eindgebruiker liggen meestal vijf stappen:
• Signalering. Wie weet dat de bron wijzigt en hoe bereikt die info wie de taalversies beheert?
• Impactanalyse. Wie beslist welke talen worden bijgewerkt en met welke prioriteit? Krijgt een veiligheidskritische wijziging een andere behandeling dan een redactionele aanpassing?
• Vertaling. Weet de vertaler precies wat er veranderd is en welke bronversie de basis vormt?
• Goedkeuring. Wie keurt goed, en wat als die persoon er niet is?
• Verspreiding. Waar komt de nieuwe versie terecht, wie trekt de oude in, en hoe weet een collega ter plaatse dat hij met de geldende versie werkt?
Leg deze stappen eens naast één van jouw procedures. Is bij elke overdracht duidelijk wie de volgende stap in gang zet en deze opvolgt? Waarschijnlijk zijn de stappen zelf georganiseerd, maar is minder duidelijk wie ervoor zorgt dat de informatie van de ene stap naar de volgende gaat.
Leg eigenaarschap en overdrachten vast
Een proces zonder eigenaar werkt zolang alles goed loopt. Zodra er een afwezige collega of een dringende wijziging is, vergroot het risico op fouten. Leg daarom twee dingen vast:
• wie eigenaar is van elke stap en wie eindverantwoordelijk is voor de hele keten;
• wat er bij elke overdracht wordt doorgegeven, aan wie, en hoe je kunt aantonen dat het gebeurd is.
Dat laatste is zeker voor technische documentatie belangrijk. In sectoren met een sterk technisch karakter gelden vaak regelgeving of interne kwaliteitseisen die vragen om aantoonbare versiecontrole, ook in elke taal. Welke eisen voor jou gelden hangt af van je sector en je documenten.
Een aanpak om wijzigingen en taalversies op te volgen
Je hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Breng om te beginnen de keten in kaart voor één type document en leg de eigenaar en afspraak vast. Daarna kan je per taalversie zichtbaar maken op welke bronversie ze is gebaseerd. Tenslotte plan je een vast controlemoment in. Pas daarna bekijk je wat je nodig hebt om dit vol te houden: andere afspraken, extra taalexpertise of ondersteuning door technologie.
Hoe ELAN meedenkt
Wij combineren advies, taalexpertise en technologie. Eerst kijken we samen naar jouw proces en documenten om duidelijke afspraken op te stellen over wie een vertaalupdate start en wie de taalversie beoordeelt. Inhoudelijk kunnen wij natuurlijk ook steeds meehelpen met het vertaalwerk of met het opstellen van terminologielijsten en contextdocumenten. De uiteindelijke goedkeuring van instructies en de verspreiding blijft uiteraard in jouw handen.
Weet jij welke taalversie vandaag in omloop is?
Twijfel je? Dan is dat een goed moment om samen te kijken waar de bronwijzigingen blijven steken en welke afspraken nodig zijn om dit te verbeteren. Neem contact op met Johan Noël via johannoel@elanlanguages.com of +32 11 43 47 64.