Au siège, une instruction de travail est modifiée. Une étape change parce qu’une norme ou une règle de sécurité interne a été modifiée. La nouvelle version source est publiée. Pendant ce temps, une personne travaillant dans une implantation à l’étranger suit toujours le PDF traduit qui a été enregistré sur un disque local il y a quelque temps. Que s’est-il passé ? Chaque membre du personnel a accompli sa tâche, mais personne ne savait que ce PDF existait encore ni qu’il fallait le remplacer.
Regardez au-delà de la traduction
En cas de problème avec les traductions, le premier réflexe est souvent de se pencher sur le texte. A-t-il été livré trop tard, était-il trop cher ou incomplet ? Ces facteurs peuvent certainement jouer un rôle, mais nous examinons aussi ce qui se passe avant et après la traduction : à quel moment une modification n’est-elle pas communiquée ou suivie ?
C’est pourquoi ELAN, en tant que partenaire de traduction, ne s’intéresse pas seulement aux traductions, mais aussi au processus dans lequel elles sont produites, approuvées et utilisées. Chez nos clients, nous analysons toujours les flux de travail dans leur ensemble : de la modification du texte source à la traduction, à l’approbation et à la mise en application. Cette analyse débouche sur des modalités de travail concrètes, associées à une expertise linguistique et, si nécessaire, à un soutien technologique.
Cinq étapes, cinq questions
Entre une modification du texte source et la mise à disposition d’une version linguistique correcte pour l’utilisateur final, il y a généralement cinq étapes :
• Signalement. Qui sait que le texte source change et comment cette information parvient-elle à la personne qui gère les versions linguistiques ?
• Analyse d’impact. Qui décide quelles langues doivent être mises à jour et selon quel ordre de priorité ? Une modification critique pour la sécurité est-elle traitée différemment d’une modification rédactionnelle ?
• Traduction. Le traducteur sait-il précisément ce qui a changé et quelle version source sert de base ?
• Approbation. Qui donne son approbation et que se passe-t-il si cette personne est absente ?
• Diffusion. Où la nouvelle version est-elle mise à disposition, qui retire l’ancienne et comment une personne sur place sait-elle qu’elle utilise la version en vigueur ?
Passez en revue ces étapes pour l’une de vos procédures. À chaque transmission, sait-on clairement qui lance l’étape suivante et en assure le suivi ? Les étapes elles-mêmes sont probablement organisées, mais la personne chargée de transmettre les informations de l’une à l’autre est sans doute moins clairement désignée.
Définissez les responsabilités et les transmissions
Un processus sans responsable fonctionne tant que tout se passe bien. Dès qu’une personne est absente ou qu’une modification urgente survient, le risque d’erreur augmente. Définissez donc deux éléments :
• qui est responsable de chaque étape et qui assume la responsabilité finale de l’ensemble du processus ;
• quelles informations sont transmises à chaque étape, à qui, et comment vous pouvez prouver que cette transmission a eu lieu.
Ce dernier point est particulièrement important pour la documentation technique. Dans les secteurs à forte composante technique, la réglementation ou les exigences de qualité internes imposent souvent une gestion des versions vérifiable, y compris dans chaque langue. Les exigences qui s’appliquent à vous dépendent de votre secteur et de vos documents.
Une méthode pour suivre les modifications et les versions linguistiques
Vous ne devez pas tout entreprendre en même temps. Pour commencer, cartographiez le processus pour un type de document, puis désignez la personne responsable et définissez les modalités de travail. Vous pourrez ensuite indiquer clairement, pour chaque version linguistique, sur quelle version source elle repose. Enfin, prévoyez un contrôle régulier.
Ce n’est qu’après cela que vous pourrez déterminer ce dont vous avez besoin pour maintenir cette organisation : d’autres modalités de travail, une expertise linguistique supplémentaire ou un soutien technologique.
Comment ELAN vous accompagne dans votre réflexion
Nous combinons conseil, expertise linguistique et technologie. Nous examinons d’abord ensemble votre processus et vos documents afin de définir clairement qui lance la mise à jour d’une traduction et qui évalue la version linguistique. Sur le plan du contenu, nous pouvons bien entendu aussi vous aider dans le travail de traduction ou dans l’élaboration de listes terminologiques et de documents de contexte. L’approbation finale des instructions et leur diffusion restent évidemment de votre ressort.
Savez-vous quelle version linguistique est actuellement en circulation ?
Vous avez un doute ? C’est alors le bon moment pour examiner ensemble où les modifications du texte source se bloquent et quelles modalités de travail permettraient d’améliorer la situation. Contactez Johan Noël à l’adresse johannoel@elanlanguages.com ou au +32 11 43 47 64.