Ein Lebensmittelhersteller mit sechs Standorten und Dokumentation in vier Sprachen passt ein Reinigungsverfahren für die Produktionslinie an. Ein Schritt wird geändert, eine Kontaktzeit präzisiert und ein Warnhinweis anders formuliert. Die neue Ausgangsversion wurde sorgfältig geprüft und freigegeben. Nun müssen auch die Standorte mit anderen Arbeitssprachen die angepassten Anweisungen umsetzen. Doch in lokalen Ordnern liegen noch alte übersetzte PDF-Dateien, und nicht jeder Standort hat die Aktualisierung erhalten.
Wie stellen Sie sicher, dass jede Sprachversion dieselben Handlungen vorgibt? Dass ein kritischer Fachbegriff überall dieselbe Bedeutung hat? Und dass die Mitarbeitenden die freigegebene Version verwenden?
In der Lebensmittelindustrie muss eine Übersetzung genauso präzise sein wie das Original.
Eine mehrdeutige Anweisung, eine abweichende Maßeinheit oder eine veraltete Kontaktzeit kann dazu führen, dass ein Schritt anders ausgeführt wird. Deshalb erfordert mehrsprachige Dokumentation für Produktion und Reinigung einen Ansatz, bei dem Sprache, Fachwissen und Qualitätskontrolle ineinandergreifen.
Von der Änderung am Ausgangstext bis zum Einsatz vor Ort
ELAN Languages untersucht gemeinsam mit den Verantwortlichen für Dokumentenverwaltung, Verfahren und Qualität den Weg vom Ausgangsverfahren bis zu seiner Anwendung an den Standorten. Wir prüfen kritische Passagen, Fachterminologie und den Ablauf von Übersetzung, Prüfung und Verteilung. Unklare Anweisungen besprechen wir mit den fachlich Verantwortlichen; die lokalen Verantwortlichen für die Dokumentenverwaltung beziehen wir in die Verteilung und den Austausch der Dokumente ein.
Auf dieser Grundlage bestimmen wir, welche Verbesserungen nötig sind. Dabei stehen drei Bereiche im Mittelpunkt.
1. Verbindliche Terminologie als Grundlage
Gemeinsam mit Fachleuten und lokalen Teams legen wir freigegebene Fachbegriffe für jede Sprache fest und bestimmen, wer sie aktuell hält. So haben Übersetzer:innen, Prüfer:innen und Mitarbeitende unabhängig von der Übersetzungsumgebung dieselbe Referenz für Anlagen, Reinigungsschritte und Handlungen. Das hilft, wiederkehrende Diskussionen über Fachbegriffe bei Aktualisierungen zu vermeiden.
2. Auf das Dokument abgestimmte Technologie und Fachkompetenz
Gemeinsam bestimmen wir, welcher Ansatz zum Dokument und zu den Risiken passt: eine spezialisierte Humanübersetzung mit Revision oder eine KI-gestützte Übersetzung mit menschlicher Prüfung.
Bei KI-gestützten Übersetzungen setzen wir ELAN Libren, die KI-Übersetzungsplattform von ELAN, ein, um Unternehmenskontext, freigegebene Fachterminologie und Qualitätskontrollen zusammenzuführen. Die Plattform bietet Übersetzer:innen und Prüfer:innen eine gemeinsame Grundlage für konsistente Sprachversionen und kann durch geeignete Integrationen die manuelle Übergabe zwischen Systemen reduzieren.
Ein klares Briefing und gezielte Absprachen zur Prüfung bilden dabei stets die Grundlage. Sprachexpert:innen prüfen Bedeutung und Sprachgebrauch; die zuständigen Verantwortlichen im Lebensmittelunternehmen beurteilen die technischen Inhalte und geben die Übersetzung frei. Beim Reinigungsverfahren erhalten der geänderte Verfahrensschritt, die Kontaktzeit und der Warnhinweis besondere Aufmerksamkeit.
3. Ein Aktualisierungsprozess, der alle Sprachversionen berücksichtigt
Eine Aktualisierung ist erst abgeschlossen, wenn die richtige Sprachversion für die Mitarbeitenden verfügbar ist, die damit arbeiten, und die vorherige Version nicht mehr verwendet wird.
Deshalb legen wir den gesamten Ablauf fest: welche Änderung am Ausgangstext eine Übersetzungsaktualisierung auslöst, welche Sprachen folgen müssen und wer für Prüfung, Veröffentlichung und Austausch verantwortlich ist. Eine feste Ansprechperson, gebündelte Rückmeldungen und eine klare Versionsübersicht machen sichtbar, wo noch Handlungsbedarf besteht. An jedem Standort bestätigt eine verantwortliche Person, dass die neuen Dokumente verfügbar sind und die alten Exemplare nicht mehr verwendet werden.
Wir passen diese Vorgehensweise an die bestehende Dokumentenverwaltung an. Wo Automatisierung oder Schnittstellen zu ELAN Libren die Übergabe verbessern, berücksichtigen wir sie bei der Umsetzung. So wird jede Sprachversion von der Änderung bis zur Verwendung nachverfolgt.
Ein ganzheitlicher Ansatz für mehrsprachige Dokumentation
Vier präzise Sprachversionen. Sechs Standorte, die mit den richtigen Anweisungen arbeiten. Das ist das Ziel.
ELAN Languages verbindet alle Schritte: von klaren Ausgangstexten und verbindlicher Fachterminologie bis hin zu spezialisierter Übersetzung, Prüfung und Veröffentlichung. Wir setzen unsere Empfehlungen in konkrete Arbeitsabsprachen, passende Sprachkompetenz und unterstützende Technologie um.
Wir überprüfen die Wirksamkeit anhand der Zeit bis zur Freigabe, wiederkehrender Korrekturen und veralteter Dokumente, die noch an Einsatzorten gefunden werden. So schaffen wir einen Ansatz, der auch bei der nächsten Verfahrensänderung Bestand hat.
Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Verfahren in jeder Sprache korrekt sind?
ELAN Languages hilft Ihnen festzustellen, wo Übersetzungsaktualisierungen ins Stocken geraten, welche Prüfungen nötig sind und wie Sie sicherstellen, dass jeder Standort mit der richtigen Version arbeitet.
Kontaktieren Sie Nico Decker unter n.decker@elanlanguages.com oder +49 221 94103 25.