In der Zentrale wird eine Arbeitsanweisung angepasst. Ein Schritt ändert sich, weil eine Norm oder eine interne Sicherheitsvorschrift geändert wurde. Die neue Ausgangsversion wird veröffentlicht. Ein:e Beschäftigte:r in einer ausländischen Niederlassung verwendet unterdessen weiterhin die übersetzte PDF-Datei, die irgendwann auf einem lokalen Laufwerk abgelegt wurde. Was ist hier schiefgelaufen? Jede:r Beschäftigte hat die eigene Aufgabe erledigt, aber niemand wusste, dass diese PDF-Datei noch existierte oder ersetzt werden musste.
Blicken Sie über die Übersetzung hinaus
Bei Problemen mit Übersetzungen richtet sich der Blick oft zuerst auf den Text. Wurde er zu spät geliefert, war er zu teuer oder unvollständig? Das kann durchaus eine Rolle spielen, aber wir betrachten auch, was vor und nach der Übersetzung geschieht: Wo wird eine Änderung nicht weitergegeben oder nicht nachverfolgt?
Deshalb betrachtet ELAN als Übersetzungspartner nicht nur die Übersetzungen, sondern auch den Prozess, in dem sie entstehen, freigegeben und verwendet werden. Bei unseren Kund:innen analysieren wir stets die übergeordneten Arbeitsabläufe: von der Änderung der Ausgangsversion über die Übersetzung und Freigabe bis zur Anwendung. Diese Analyse führt zu konkreten Arbeitsvereinbarungen, ergänzt durch Sprachexpertise und bei Bedarf technologische Unterstützung.
Fünf Schritte, fünf Fragen
Zwischen einer Änderung der Ausgangsversion und der korrekten Sprachversion bei den Endnutzer:innen liegen meist fünf Schritte:
• Meldung: Wer weiß, dass sich die Ausgangsversion ändert, und wie erreicht diese Information die Personen, die die Sprachversionen verwalten?
• Folgenabschätzung: Wer entscheidet, welche Sprachen mit welcher Priorität aktualisiert werden? Wird eine sicherheitskritische Änderung anders behandelt als eine redaktionelle Anpassung?
• Übersetzung: Weiß die übersetzende Person genau, was sich geändert hat und welche Ausgangsversion als Grundlage dient?
• Freigabe: Wer erteilt die Freigabe, und was geschieht, wenn diese Person nicht da ist?
• Verbreitung: Wo wird die neue Version bereitgestellt, wer zieht die alte zurück und woher wissen Beschäftigte vor Ort, dass sie mit der gültigen Version arbeiten?
Vergleichen Sie diese Schritte einmal mit einem Ihrer Verfahren. Ist bei jeder Übergabe klar, wer den nächsten Schritt einleitet und nachverfolgt? Wahrscheinlich sind die einzelnen Schritte organisiert. Weniger klar ist jedoch, wer dafür sorgt, dass die Informationen von einem Schritt zum nächsten gelangen.
Legen Sie Zuständigkeiten und Übergaben fest
Ein Prozess ohne zuständige Person funktioniert, solange alles gut läuft. Sobald jedoch jemand abwesend ist oder eine dringende Änderung ansteht, steigt das Fehlerrisiko. Legen Sie deshalb zwei Dinge fest:
• wer für jeden Schritt zuständig ist und wer die Gesamtverantwortung für die gesamte Kette trägt;
• welche Informationen bei jeder Übergabe an wen weitergegeben werden und wie sich dies nachweisen lässt.
Letzteres ist gerade bei technischer Dokumentation wichtig. In technisch geprägten Branchen gelten häufig Vorschriften oder interne Qualitätsanforderungen, die eine nachweisbare Versionskontrolle verlangen – auch für jede Sprachversion. Welche Anforderungen für Sie gelten, hängt von Ihrer Branche und Ihren Dokumenten ab.
Ein Ansatz zur Nachverfolgung von Änderungen und Sprachversionen
Sie müssen nicht alles auf einmal angehen. Erfassen Sie zunächst die gesamte Kette für einen Dokumenttyp und halten Sie die Zuständigkeiten und Vereinbarungen fest. Danach können Sie für jede Sprachversion sichtbar machen, auf welcher Ausgangsversion sie beruht. Planen Sie schließlich einen festen Kontrolltermin ein.
Erst danach prüfen Sie, was Sie brauchen, um diesen Ablauf dauerhaft beizubehalten: andere Vereinbarungen, zusätzliche Sprachexpertise oder technologische Unterstützung.
Wie ELAN Sie dabei unterstützt
Wir verbinden Beratung, Sprachexpertise und Technologie. Zunächst betrachten wir gemeinsam Ihren Prozess und Ihre Dokumente, um klare Vereinbarungen darüber zu treffen, wer die Aktualisierung einer Übersetzung anstößt und wer die Sprachversion prüft. Selbstverständlich können wir Sie auch bei der Übersetzung selbst oder bei der Erstellung von Terminologielisten und Kontextdokumenten unterstützen. Die endgültige Freigabe der Anweisungen und ihre Verbreitung bleiben selbstverständlich in Ihrer Hand.
Wissen Sie, welche Sprachversion heute im Umlauf ist?
Sind Sie unsicher? Dann ist dies ein guter Zeitpunkt, um gemeinsam zu prüfen, wo Änderungen der Ausgangsversion ins Stocken geraten und welche Vereinbarungen nötig sind, um dies zu verbessern. Kontaktieren Sie Nico Decker über n.decker@elanlanguages.com oder unter +49 221 94103 25.