Comment réussir une conférence avec des interprètes ?

Vous organisez une réunion ou conférence avec des allophones ? Faites appel à des interprètes pour qu’elle se déroule efficacement. C’est toujours une bonne idée ! Établissez aussi au préalable un plan d’approche intelligent – vous aurez ainsi la certitude que tout se passera au mieux. Voici cinq conseils pour vous aider. Chose bien commencée est à demi achevée !

1. Présentez le sujet aux interprètes.

Vous éprouvez peut-être quelques réticences à annoncer au préalable aux interprètes les différents sujets qui seront abordés au cours de la réunion. Ils ne doivent pas tout savoir à l’avance, c’est vrai. Mais dans de nombreux cas, il est indispensable qu’ils se préparent au contenu. Les interprètes n’ont pas une connaissance innée du vocabulaire utilisé dans le cadre d’une conférence sur les muscles du plancher pelvien ou la castration des porcs par exemple. Qu’en est-il de la confidentialité ? Cet argument ne tient pas, car pendant la réunion, les interprètes entendent et voient toutes les informations confidentielles. Cela ne signifie pas qu’ils peuvent ensuite les divulguer. Conclusion : lorsque vous faites appel à des interprètes pour une réunion, il vaut mieux leur fournir un maximum d’informations à l’avance.

2. Choisissez la bonne configuration.

Tous les événements et réunions ont un prix. Les collaborateurs doivent s’absenter de leur poste de travail, la restauration et l’éventuelle salle de réunion coûtent de l’argent… Sans compter les interprètes. Par souci d’économies, vous déciderez peut-être d’opter pour un kit de chuchotage (ou une valise d’interprétation) pour une réunion qui nécessite plutôt une cabine. C’est risqué. En effet, un kit de chuchotage n’est pas simplement une solution moins coûteuse qu’une cabine. Les deux systèmes ont leur utilité, mais dans des conditions différentes. Il est très probable que l’interprétation tourne mal et que vous perdiez quand même de l’argent si vous ne prévoyez pas l’équipement correct. Notre conseil ? Il vaut mieux dépenser un peu plus pour profiter d’un service de qualité et avoir l’esprit tranquille.

3. Organisez un petit briefing.

Le briefing des interprètes et orateurs ne dure pas longtemps, ne coûte rien et garantit systématiquement une réunion plus harmonieuse. Expliquez très brièvement aux interprètes « qui, quoi, où, comment, quand et pourquoi ». Et attirez l’attention des orateurs qui font une présentation sur les choses qui empêchent les interprètes de bien faire leur travail. Ce petit effort améliore fortement le confort d’écoute du public.

4. Réservez une bonne place aux interprètes.

Ne cachez pas les interprètes derrière un pilier ou un rideau. S’il est vrai qu’une cabine mobile gris souris n’est pas un exemple de design épuré, vous ferez plus de mal que de bien en cachant les interprètes. S’ils ne voient pas (bien) les orateurs, l’interprétation sera d’autant plus compliquée. Assurez-vous plutôt que les interprètes voient bien ce qui se passe. L’interprétation sera beaucoup plus fluide et surtout plus complète. Votre public vous en sera reconnaissant. Vous ne voulez pas que les interprètes soient présents dans la salle de réunion ? Pensez à notre système d'interprétation à distance.

5. Prenez des accords pratiques.

Vous pensez que cela va de soi ? Les malentendus et problèmes de planning sont malheureusement plus fréquents que vous ne le pensez. Réservez les interprètes bien à temps, car on les « oublie » très souvent. Il est aussi évident que vous devez signaler au plus vite aux interprètes tout changement de planning. Logique, non ? Malheureusement, il arrive parfois qu’un client prenne contact avec nous le vendredi après-midi pour une mission d’interprétation le lundi. Ou qu’une demi-heure avant la réunion, nous apprenions sur place qu’elle a été annulée la semaine précédente ou reportée. Ce n’est pas très amusant pour les interprètes, mais surtout, cela coûte cher au client.

Vous avez besoin d’un interprète pour votre réunion ou événement ?

Prenez contact avec Johan Noël: customerservice@elanlanguages.com – 011 49 04 68. Nous nous concerterons pour que votre réunion multilingue soit un succès ! Ou demandez une offre sans engagement.