De projectmanagers: hoe belangrijk is hun rol?

Wie een vertaling bestelt bij ElaN Languages, is van drie dingen zeker. Een native vertaler met kennis van zaken, een native revisor die de vertaling met een scherp oog naleest én … een projectmanager die de vertaalopdracht van a tot z ter harte neemt.

Vertaalvragen behandelen, vertalers toewijzen, deadlines respecteren … Ons tienkoppige team van projectmanagers zorgt ervoor dat elke vertaalopdracht pico bello en op tijd tot bij de klant geraakt. Hoe ze dat allemaal voor elkaar krijgen en wat ze betekenen voor de klant? We vroegen het tussen twee mailtjes door aan Ineke Convents, voormalig projectmanager en team lead van de vertaalafdeling.

Contact met de klant

“Onze mailbox is inderdaad ons allerbelangrijkste werkinstrument”, lacht Ineke. “Om je een idee te geven: elke dag ontvangen we gemiddeld 1500 mails en notificaties vanop ons klantenportaal met de meest uiteenlopende vragen. Een job vol afwisseling dus waar je je handen vol mee hebt. Het geeft ook aan dat we constant contact hebben met de klant en openstaan voor elke vraag die de klant zich in de loop van de vertaalopdracht stelt. Dankzij ons klantenportaal MyTranslation verloopt dat contact trouwens nog vlotter. Steeds meer klanten dienen via deze weg hun aanvragen in en volgen er hun vertaalprojecten op. Lekker handig voor ons én voor hen. We waken er ook over om persoonlijk contact te houden. Bij een uitvoerige briefing bijvoorbeeld of als we aanvoelen dat overleg nodig is, grijpen we graag naar de telefoon.”

Vertaalopdracht onder de loep

De projectmanager doet uiteraard meer dan alleen maar mails beantwoorden en telefoontjes plegen. “Zodra een opdracht bevestigd is, gaan we aan de slag”, aldus Ineke. “We bekijken de inhoud van de brontekst en kennen de opdracht toe aan de vertaler die helemaal thuis is in het onderwerp. Bovendien geven we de instructies van de klant mee. Dat kan gaan van vaktermen die juist vertaald moeten worden tot het bestandsformaat waarin we de tekst moeten opleveren. Wat de richtlijnen ook mogen zijn, we houden er rekening mee. En als er stukken al vertaalde tekst in voorkomen, schakelen we onze vertaalgeheugens in. Dat levert drie belangrijke voordelen op voor de klant. De vertalingen zijn sneller klaar, consistent én goedkoper.” Bij ElaN kan de klant rekenen op een vaste vertaler en dito revisor. “Alweer een taak waar de projectmanager zich over ontfermt en een extra garantie voor consistente vertalingen”, zegt Ineke.

Kleine wasjes, grote wasjes

Elke vertaalopdracht verschilt qua grootte en complexiteit. Van een microvertaling van enkele zinnen voor een socialemediapost in het Duits bijvoorbeeld tot de vertaling van een website in vijftien talen. “Klein of groot, altijd denken we mee met de klant”, zegt Ineke. “In het geval van een website vragen we ook of we rekening moeten houden met SEO (Search Engine Optimization) en de zoektermen van de klant. Of neem nu vertalingen in een specifiek bestandsformaat. Zowel grafische bestanden (Illustrator, InDesign, Visio …) als exportbestanden van websites (xml, JSON …) kunnen we in hetzelfde formaat en in dezelfde lay-out leveren, op voorwaarde dat we over de bronbestanden beschikken. Met zulke zaken helpen we onze klanten graag verder.”

Steevast op tijd

Cruciaal is dat klanten erop kunnen rekenen dat ze hun vertalingen op tijd krijgen. “Absoluut. Het is zelfs een van de speerpunten waarmee we qua service het verschil maken als vertaalbureau. Met dank aan ons ruime netwerk van 2500 vertalers. Want daarin vinden onze projectmanagers altijd de geknipte expert(s) om de meest dringende opdrachten tot een goed einde te brengen”, zegt Ineke. “En is een deadline eens moeilijk haalbaar, dan bespreekt de projectmanager dat met de klant. Daar zijn we graag eerlijk in. We merken overigens dat klanten hier begrip voor hebben en dat ze onze open communicatie op prijs stellen”, aldus nog Ineke.

Feedback na de opdracht

Ook na de vertaalopdracht blijven de projectmanagers paraat. Ineke: “Heeft de klant bijv. opmerkingen bij de stijl van de vertaling of zijn er inhoudelijke bedenkingen? Zijn er vak- en voorkeurstermen die de klant liever anders had vertaald gezien? De projectmanager neemt de nieuwe termen op in de terminologielijsten en in onze vertaalgeheugens en speelt ze door naar de vertaler en revisor, die er maximaal rekening mee houden bij toekomstige vertalingen. Zo gaan we samen voor hetzelfde doel: samenhangende en consistent vertaalde teksten.”

Het mag duidelijk zijn. Topkwaliteit door een persoonlijk contact: daarvoor staan onze projectmanagers garant. Je wilt een gezicht plakken op onze projectmanagers? Ga naar onze teampagina.