Vergadering of conferentie met tolken? Zo maak je er een succes van

Staat er een meeting of conferentie met anderstaligen op het programma? Laat die efficiënt verlopen door tolken in te schakelen. Altijd een goed idee! Stel vooraf ook een slim plan van aanpak op – zo weet je helemaal zeker dat je vertolking van een leien dakje loopt. Deze vijf tips helpen je daarbij. Want goed begonnen, is half gewonnen.

1. Bereid de tolken inhoudelijk voor

Misschien ben je terughoudend om de tolken vooraf te vertellen wat er allemaal aan bod komt tijdens de bijeenkomst. Tolken hoeven niet alles van tevoren te weten, dat klopt. Maar in heel wat gevallen is een inhoudelijke voorbereiding wel degelijk onmisbaar. De woordenschat voor een conferentie over bekkenbodemspieren of de castratie van varkens zuig je als tolk niet zomaar uit je duim … Wat met de geheimhouding dan? Dat argument gaat niet op, want tijdens de vergadering krijgen de tolken toch alle vertrouwelijke informatie te horen en te zien. Dat betekent daarom nog niet dat ze er nadien mee te koop lopen. Slotsom: als je een getolkte bijeenkomst organiseert, bezorg je de tolken het best zo veel mogelijk informatie op voorhand.

2. Kies de juiste opstelling

Elk evenement en elke vergadering heeft een kostenplaatje. Werknemers worden van hun werk weggehaald, de catering en misschien ook de vergaderlocatie kosten geld … En dan zijn er de tolken nog. Onder het mom van een kostenbesparing kies je er misschien voor om een fluisterset (of tolkenkoffer) aan te vragen voor een bijeenkomst die eigenlijk om een cabine vraagt. En dat is een riskante beslissing. Een fluisterset is namelijk niet zomaar een goedkoper alternatief voor een cabine. Beide systemen hebben hun nut, maar in verschillende omstandigheden. De kans is groot dat de vertolking door een foute uitrusting voor een stuk in het water valt en je toch best wel wat centen kwijt bent. Ons advies? Geef beter iets méér geld uit, voor een degelijke dienstverlening en extra gemoedsrust.

3. Geef een korte briefing

De tolken en de spreker(s) briefen duurt niet lang, kost geen geld, en leidt zonder uitzondering tot een vlottere bijeenkomst. Leg de tolken dus heel kort de ‘wie-wat-waar-hoe-wanneer-waarom’ uit. En wijs sprekers die een presentatie geven op de trekjes die het onmogelijk maken om goed te tolken. Een kleine moeite die het voor je publiek zo veel aangenamer maakt om te luisteren.

4. Geef de tolken een goede plek

Steek tolken niet weg achter een pilaar of gordijn. Akkoord, een muisgrijze mobiele cabine is geen toonbeeld van strak design. Maar als je de tolken wegstopt, doe je er meer kwaad dan goed mee. Wanneer ze de sprekers niet (goed) zien, is degelijk tolken des te moeilijker. Draai het liever om: geef tolken een goed zicht op wat er gebeurt. De vertolking zal veel soepeler verlopen en vooral vollediger zijn. Je publiek is je vast dankbaar. Wil je de tolken toch niet in de vergaderzaal? Denk ook eens aan ons systeem voor tolken op afstand.

5. Maak praktische afspraken

Vind je dat we hiermee een open deur intrappen? Helaas komen misverstanden en planningsproblemen vaker voor dan je denkt. Boek je tolken het best lang genoeg op voorhand, want ze worden heel vaak ‘vergeten’. Ook vanzelfsprekend is dat je elke wijziging in de planning zo snel mogelijk meldt aan de tolken. Logisch, toch? Jammer genoeg gebeurt het soms dat een klant ons op vrijdagnamiddag om tolken voor op maandag vraagt. En dat we een halfuur vooraf ter plekke te horen krijgen dat de bijeenkomst de week ervoor geannuleerd werd of dat de vergadering is verplaatst naar een later uur. Niet zo leuk voor de tolken, maar vooral: een duur grapje voor de klant.

Een tolk inschakelen voor je vergadering of evenement?

Neem contact op met Johan Noël: customerservice@elanlanguages.com – 011 49 04 68. Samen met jou gaan we na hoe we van je meertalige bijeenkomst een succes maken. Of vraag nu je vrijblijvende offerte.